Integració de sistemes de Gestió Electrònica Documental a l'EAP: avaluació de costos i metodologia d'implantació

Aquest document és una traducció adaptada de la comunicació que el Sr. Vicente Martínez Sereno de l'empresa Arthur Andersen va presentar a les VI Jornadas Españolas de Documentación Los Sistemas de Información al Servicio de la Sociedad FESABID 1998

Podeu trobar el document íntegra a:

http://fesabid98.florida-uni.es/Comunicaciones/v_martinez/v_martinez.htm

1.- Introducció

"L'oficina sense papers" va ser una frase encunyada fa anys per la indústria de les tecnologies de la informació, per definir el sistema de treball que s'imposaria a les empreses. Des de la seva aparició, coincidint amb els primers sistemes basats en imatge, es vaticinava un futur sense carpetes, papers, etc., a la taula de treball. La realitat, no obstant, és que el consum de paper augmenta any rere any, les fotocopiadores són presents no ja a l'empresa sinó a cada departament i els arxius es multipliquen dia a dia.

La sofisticada tecnologia d'aquelles solucions estava reservada a grans entorns de producció. Actualment, la competència entre els diferents proveïdors d'aquestes solucions, l'increment d'aplicacions de les noves tecnologies en l'empresa al costat d'una notable disminució del cost d'aquests productes està canviant la dinàmica del mercat. Alguns analistes parlen fins i tot d'un potencial de creixement espectacular.

Però, val la pena invertir en aquests sistemes? Quins beneficis reals s'obté amb això?

El model tradicional de gestió basat en el paper genera, inevitablement, una sèrie de problemes en l'empresa:

Problemes de localització i pèrdua de documents.
Dificultat de recerca, recuperació lenta i excessiu temps de tractament manual
Inexistència de seguretat, directrius documentals, processos sense normalitzar.

2.- Comparació entre els sistemes de gestió digital i tradicional

Tradicionalment, s'ha considerat la gestió de la documentació i l'arxiu com una activitat secundària, "una cosa inferior", sense planificació. Aquesta concepció sol conduir a una situació de progressiu deteriorament de les funcions generant una resposta lenta, ineficaç.

L'extremada ineficiència d'aquesta manera de treball s'observa clarament si s'analitzen els costos associats a l'ús intensiu del paper.

Documentació en paper

Localització i recuperació dels documents: La recuperació de documents representa entre el 10 i el 20% del temps total de qualsevol profesional.
Gestió dels documents: Cada vegada que es necessita un document cal tornar-lo a arxivar amb un cost en temps important.
Distribució dels documents: Es tarden hores, fins i tot dies, a enviar la documentació a altres centres amb un cost en missatgeria o fax elevat.
Espai d'emmagatzematge : És un cost ocult que es pot estimar en més de 30 ptes. per document a l'any.
Duplicació de documents: El 20% dels fulls emmagatzemats són còpies que realitzen altres persones diferents a la que ha elaborat l'original. És una costum bastant estesa guardar una còpia de qualsevol document "per si de cas", que en el millor dels casos acaba en la paperera.
Seguretat i confidencialitat: És impossible controlar l'accés a la documentació, generant una nul·la confidencialitat.

Pèrdua de documents: És freqüent la pèrdua de documents, sobretot els conflictius, ocasionant problemes importants, obligant a repetir la feina realitzada. A més, no existeixen instal·lacions ni mesures de protecció adequades davant possibles desastres naturals (incendi, inundació,...).

Qualitat del servei: Els “clients” es veuen forçats a esperar dies per aconseguir la documentació sol·licitada, el que es tradueix en una disminució en la qualitat del servei ofert.

Avantatges de la Documentació Digital

Disminució del temps de localització i recuperació dels documents en ser accessible des del propi lloc de treball.
Gestió dels documents: Disminució del temps en tractament i gestió, l'usuari no ha de rearchivar cada document al treballar amb ell en pantalla.
Distribució dels documents: Disminució del cost de distribució; a l'estar els documents accessibles en qualsevol lloc, s'eliminen les despeses de missatgeria, fax, etc.
Espai d'emmagatzematge: Dràstica retallada de l'espai d'emmagatzematge i reaprofitament del mateix. Els originals en paper poden enviar-se a un espai més barat o un magatzem de custòdia. Un CD-ROM pot emmagatzemar 120.000 pàgines de llistats o 15.000 pàgines escanejades.
Duplicació de documents: Eliminació dels documents duplicats a l'estar accessibles en qualsevol moment des de qualsevol lloc.
Seguretat i confidencialitat : Major control i seguretat; l'accés als documents pot restringir-se a determinats usuaris definint nivells de confidencialitat que arriben a parts d'un document.
Pèrdua de documents: No existeixen documents extraviats o perduts.
Qualitat del servei: Millora de la qualitat del servei ofert; els clients són respostos "in situ" en les seves demandes de documents podent rebre còpia dels mateixos a l'acte.

La gestió digital de la documentació augmenta la productivitat i millora la resposta del sistema que és més àgil i eficaç.

3.- Beneficis de la implantació de sistemes Gestió Electrònica Documental GED

Fins ara s'ha parlat de la problemàtica del sistema de gestió basat en el paper i de la tecnologia que existeix per automatitzar l'esmentada gestió, però quins beneficis aporten els sistemes de Gestió Electrònica Documental?, quant es triga a rendibilitzar la seva implantació? I Quins problemes porta associats?

Enfront de la disminució de costos esmentats anteriorment, existeixen una sèrie de dificultats afegides a la implantació d'aquests sistemes:

Longevitat

La vida estimada per a un CD-Rom és de 30 anys, al que caldria afegir la vida dels equips (tant ordinadors com perifèrics) que encara que es pugui situar en 15 anys, el fet cert és que el desfasament que pateixen deixa la seva vida mitjana en l'empresa en aproximadament 7 anys.

Legalitat

Malgrat existir jurisprudència sobre el particular i evolucionar el marc jurídic per acceptar la legalitat tant de la documentació electrònica (llei 30/1992; així com l'acceptació de documentació en format electrònic de caràcter fiscal) com de la firma electrònica, el fet cert és que no existeix encara cap norma que doni cobertura legal als documents en format electrònic, si bé tampoc existeix llei que manifesti el contrari. En aquest sentit cal ressenyar els intents de les diferents administracions espanyoles i de la Unió Europea per buscar una solució, sent una qüestió de temps la promulgació de legislació específica sobre el tema. En qualsevol cas, i mentre això es produeix, deu seguir existint l'arxiu tradicional en paper com prova documental.

Canvi cultural

Potser és el major obstacle a vèncer. L'hàbit de l'ús del paper, fins i tot per a les operacions més senzilles, no s'elimina en 24 hores, si bé el comptar amb un sistema amigable per als usuaris, redueix aquest impacte considerablement.

4.- Metodologia d'implantació d'un sistema GED

L'èxit de la implantació del nou model, dependrà de l'exhaustivitat i profunditat del mètode utilitzat en l'organització i anàlisis de la informació. La participació dels professionals és un element clau en l'aplicació de l'esmentada metodologia per aconseguir l'èxit en la implantació.

La metodologia que proposem es focalitza en els dos següents punts:

L'organització del projecte.
La instauració del sistema de Gestió Electrònica Documental.

4.1.- Organització del projecte.

Tot projecte ha de tenir clar què pretén aconseguir i com portar-ho a terme. Per a això, prèviament cal escometre la tasca de definir l'àmbit d'actuació i planificar els passos a donar.

Anàlisi de la situació actual.

És, probablement, la fase més crítica de tot projecte, ja que de les dades que es recullin i de l'anàlisi que es realitzi dependrà l'èxit final.

Objectius de l'anàlisi són:

Obtenir un diagnòstic integrat de la situació actual.
Identificar l'oportunitat de millora del sistema.

En aquest estudi es realitzarà:

Anàlisis de les expectatives.
Identificació dels processos per l'àmbit del projecte.
Anàlisis de la documentació del servei, destacant:

Estudi dels documents vitals, dels documents actius, del sistema de classificació i avaluació del sistema d'ordenació.
L'inventari dels documents Permetrà identificar quantitats, tipus i finalitats dels documents així com freqüència d'ús i equips utilitzats.

Anàlisis del sistema de recuperació dels documents, contemplant temps de recuperació i mesures de seguretat.
Estudi del fluix d'informació.
Identificació dels usuaris.

Els Resultats obtinguts es concretaran en:

Diagnòstic integrat de la situació actual.
Identificació dels punts forts del sistema actual i de les oportunitats de millora detectades.
Requeriments funcionals i tècnics per al sistema de gestió electrònica documental.
Conclusions respecte a l'àmbit del projecte.

La participació de les persones implicades

Aquest persones proporcionen una bona base per a la definició del model futur.

Les qüestions més comuns que deuen respondre's són:

Característiques de l'emmagatzematge de la informació.
Vida estimada de la informació.
Tipologia d'usuaris i necessitats d'informació dels mateixos.
Seguretat de la informació emmagatzemada.

4.2.- Instauració del sistema de Gestió Electrònica Documental.

La Gestió Electrònica Documental suposa una nova filosofia en el tractament de la documentació i arxius, combinant la imatge amb la informació textual associada a ella. La idea bàsica consisteix a emmagatzemar, recuperar i reproduir els documents de manera totalment automatitzada i sense desplaçaments físics, ni de la pròpia informació escrita al llarg de diversos usuaris, ni de les del personal als arxius de paper per a consultes.

La Gestió Electrònica de documents és encara una tecnologia relativament jove, que implica en gran mesura un radical replantejament en la nostra forma de pensar i gestionar la informació. Un sistema GED no és un fi en si mateix, sinó el principi de la incorporació de l'ingent quantitat actual d'informació suportada en paper, a un nou concepte, denominat Sistema de Gestió Corporativa de la Informació.

L'enfocament del projecte és realitzar totes les activitats necessàries perquè la gestió electrònica de documents permeti major eficàcia, mitjançant la simplificació administrativa de la gestió que porta a reduir costos, evitar la manipulació de documents i augmentar la qualitat.

Per a això s'han de contemplar de manera integrada els tres elements que condueixen a construir la productivitat: