Quan es parla de les taules que podem trobar en una base de dades en podem considerar de tres tipus:

• Taules de creació en la pròpia base de dades. Aquestes són les taules que mitjançant l'opció de Nuevo dins de la finestra de taules l'usuari ha creat dins de la base de dades actual.
• Taules importades. Són aquelles que mitjançant l'opció del menú: Archivo | Obtener datos externos | importar les anem a buscar en una base de dades externa i les incloem dins de la base actual. Aquestes taules importades acaben essent el mateix que les anteriors, ja que deixen de tenir tota relació amb el seu origen i passen a tots els efectes a ser part integrant de la base de dades actual.
• Taules vinculades. Es tracta d'una modalitat intermèdia entre les dues anteriors. Són taules que es troben en una base de dades externa i en l'actual tenim un lligam o vincle amb l'original. Aquest lligam fa que siguin taules dependents del seu origen i per tant, no manipulables a nivell d'estructura de taula. És una modalitat interessant en casos en els quals volem partir una base de dades que s'està fent massa grossa o en el cas de voler treballar diversos usuaris alhora amb una mateixa base de dades: vinculem les taules a la base de dades original.

Importació d'una taula

Al començament del mòdul 2 d'aquest curs es parla d'una base de dades anomenada D104.MDB (amb informació simulada d'un centre docent i que inclou taules relatives a l'alumnat, les etapes educatives i el professorat) que ara interessa obrir, ja que partirem d'ella per poder fer exercicis de vinculacions i d'importacions de taules.

Dins de la nostra base de dades anomenada ALUMNES.MDB, tenim de moment dues taules, que són la taula ALUMNES i la taula GRUP ACADÈMIC, tal com mostra la figura 1:

Figura 1

Aquesta figura mostra dues taules amb una icona igual per a totes dues, que és la pròpia de les taules de nova creació en la base de dades actual. Sobre aquesta base de dades ara importarem la taula de municipis anomenada tmunicip procedent de la base de dades D104.MDB

Un cop fet el procés, obtindrem la imatge de la figura 2, i com es pot apreciar, les taules importades passen a ser a tots els efectes iguals que les de nova creació i seran independents de la base de dades originàries de la que procedeixen.

Figura 2

Per poder fer aquest procés hem d'anar a l'opció del menú següent: Archivo | Obtener datos externos | Importar... Un cop activada aquesta opció ens apareixerà en pantalla una finestra en la qual haurem de buscar el lloc on tenim la base de dades de la qual volem fer una importació de dades, en el nostre cas la D104.MDB  i un cop oberta, haurem de seleccionar la taula o taules que volem importar, tal com mostra la figura 3

Figura 3

Un cop completat el procés d'importació proveu d'obrir la taula, després, mitjançant el botó aneu a mode disseny i podeu veure que tot és plenament accessible i modificable: ha passat a ser una taula més de la base de dades.

Vincular una taula

Ara completarem l'altra possibilitat que hi ha a l'hora de treballar amb dades externes a la pròpia base de dades, que és la vinculació.

El concepte ja s'ha explicat abans, així és que ara anem a fer-ho. Concretament la taula que escollirem per vincular és l'anomenada PAISOS.

La forma de fer-ho és mitjançant el menú Archivo | Obtener datos externos | Vincular Tablas...

Un cop acabat el procés obtindrem una imatge com la que es pot veure en la figura 4.

Figura 4

Si observem les icones de les diferents taules, la que es troba vinculada la veiem amb un dibuix d'una fletxa, la qual cosa indica que es tracta d'una taula vinculada.

Si l'obrim, aquesta mostra totes les dades, iguals a les que hi ha al seu punt original. Si donem noves dades d'alta en ella, en realitat les estem donant d'alta en la base de dades original, i si en la base de dades original hi ha qualsevol modificació de dades, també afectarà a aquesta taula vinculada.

Quan la volem obrir en mode disseny, obtindrem aquesta finestra d'avís que representa la figura 5:

Figura 5

Obtenir dades externes d'altres formats

El programa Access no tant sols permet importar o vincular dades d'altres bases de dades en format Access, si no que també pot accedir a altres formats externs, tant del paquet Officce com fora d'ells.

Per poder-ho fer només hem d'anar a la finestra de la importació explicada abans i en el moment d'escollir el nom de la base de dades, a la part inferior de la finestra, on diu Tipo de archivo, escollir el format que ens interessi Veure figures 6 i 7:

 
Figura 6

Figura 7

Activitats

Ara es tracta de reproduir-ho vosaltres com a pràctica de vinculacions i d'importacions fins obtenir una pantalla com la que mostra la figura 8. L'origen de les dades prové de diferents formats tal com es detalla a continuació:

Figura 8

• La taula ALCADES prové d'un fitxer en format TXT que s'anomena ALCADES.TXT. Es tracta d'un format de text amb separació de les dades per tabulacions.

• La taula CARCOMAR prové d'una base de dades en format DBF, pròpia del FoxPro o del DBASE, és un format estàndard dins de les bases de dades.

• La taula PROFESSORS s'obté del fitxer en format Excel PROFESSORS.XLS, que és un full de càlcul bastant conegut i que pertany a l'Office també.

• I la resta de taules són les que hem creat a la mateixa base de dades (ALUMNES i GRUP ACADÈMIC) i les que hem vinculat i importat d'un fitxer en format Access (PAISOS i TMUNICIP)